Creatieve oplossingen voor studiedag organisatie

 

backup-to-google-docs

Voor twee studiedagen bij een organisatie waar ik geen toegang tot de mailadressen heb, zocht ik naar een oplossing om workshops te publiceren en de inschrijvingen (maximaal 20 deelnemers per workshop) te reguleren.
Als eerste denk je dan aan de elektronische leeromgeving van de betreffende organisatie, maar daar moet je als “externe” dan wel toegang toe hebben.

Oplossingen vergen dan enige creativiteit.

Voor de inhoud van de workshops en het programma en ook het voorstellen van “externe” presentatoren heb ik een wordpress.com weblog aangemaakt.
Daarop kan ik snel het programma aanpassen en wijzigingen zichtbaar maken. Ook de lokaalindeling en teksten behorend bij de inhoud van workshops zijn snel aan te vullen.

Om zonder email adressen ook de workshop inschrijvingen te reguleren was er een andere uitdaging. Er kunnen maar 20 deelnemers deelnemen aan 1 workshop. Natuurlijk kun je het vol = vol principe toepassen, maar als “vreemde eend in de bijt” wordt me dat vast niet in dank afgenomen.
Dankzij de onderzoekende maar ook goed screencastende Willem Karssenberg, werd dat probleem opgelost.
In Google forms is een add-on beschikbaar,  formRanger waar vanuit reactieformulieren (die aangemaakt worden als je een nieuwe Google Form maakt) de data geladen worden.
Ik heb dus nu formulieren klaarstaan waar deelnemers zich kunnen inschrijven voor twee workshoprondes.

De link naar zowel de weblog als het inschrijvingsformulier stonden vanmiddag in de uitnodiging naar 230 deelnemers.
Zo heb ik de regie en ontzorg ik de opdrachtgever, zij hoeven alleen de mail met (door mij opgestelde) uitnodigingstekst te versturen.

Nu hopen dat het werkt (technisch zie ik aan de achterkant de aanmeldingen binnenstromen) en nog belangrijker, dat de studiedag een succes wordt.
Delen is het nieuwe hebben, is de slogan van de studiedag, want er wordt vooral gebruik gemaakt van de “interne pareltjes” en een paar externe onderwijsharten maken het af.

Alles bij elkaar optellend, zijn dit studiedagen die veel zouden moeten opleveren en gezien het slim gebruik van gratis tools en weinig kosten toeters en bellen.

Natuurlijk is het handiger om de blogpost van Trendmatcher te lezen, Willem legt het gewoon uit met beelden, dus de screenkast heb ik hieronder geplaats. (Dank Willem).

Een reactie plaatsen