Communicatie ToolTips

Zakelijk en privé beschikken we over onnoemelijk veel communicatiemiddelen. De scheidslijn zakelijk en privé vervaagt meer en  meer. Soms hebben we daar bewust zelf voor gekozen maar vaak is het een soort automatisme geworden.
Misschien is het tijd om er  eens over na te denken.
Welke tool gebruik ik wanneer en waarom?

Omdat softwareleveranciers steeds multifunctionelere platforms als bijvoorbeeld Lync en HCS aanbieden, raken we soms in verwarring. Waar heb ik nou die mail, terwijl het een chatconversatie was en hoe is die voicemail nu in mijn email box terecht gekomen?
Bij het in gebruik nemen van deze platforms wordt door organisaties vaak de gebruiker vergeten  mee te nemen in de uitrol. Waarom kiest ons bedrijf voor dit platform en wat zijn de mogelijkheden.
Bij veel organisaties wordt in eerste instantie vanuit kostenbesparing  (internetbellen) en beheer (al die mailboxen)  geredeneerd maar niet vanuit de gevolgen die het voor de gewone gebruiker heeft.

Heb je wel eens bijgehouden hoeveel mails je per dag krijgt, die alleen je mailbox vullen zonder voor jou van waarde te zijn? Over de CC mails en lastiger nog BCC mails maar te zwijgen, als dan vervolgens ook iemand een “reply all” stuurt stromen de mails binnen.
Heb jij ook collega’s die het hele jaar een out of office reply hebben aanstaan omdat ze op woensdagmiddag en vrijdag niet werken? Of nog erger, diegenen die vergeten de out of office reply uit te zetten, terwijl ze allang weer aan het werk zijn?
Veel mailboxen hebben  ook nog eens een beperking en mogen (bijvoorbeeld)  max. 250 MB bevatten. Mensen  zijn dus regelmatig lukraak bijlagen aan het opslaan om maar ruimte te maken.

Komt een telefoongesprek wel gelegen en had je niet gewoon even naar de werkplek van de betreffende persoon kunnen lopen?
Zo zijn er een aantal voorbeelden te noemen hoe, we doordat er niet echt over nagedacht wordt of afspraken over gemaakt zijn, heel veel tijd kwijt zijn aan inefficiënt communiceren.

Wat nou als we eens afspraken maken, welke tool voor wat?
Misschien zelfs wel zo ver gaand dat we stoppen met sommige tools, of bewust en gedragen zakelijk/privé keuzes maken.
Onderstaand een voorbeeld van een communicatie schema of download hier enkele praktische tips.
Doe ermee wat je wilt, al is het alleen maar om je eens bewust te maken van jouw eigen gedrag

tipsschema

 

 

Een reactie plaatsen